Nghị định quy định dữ liệu trong cơ quan Nhà nước phải được chia sẻ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau, trừ khi pháp luật có quy định không chia sẻ: Dữ liệu phát sinh từ cơ quan Nhà nước nào thì cơ quan Nhà nước đó được chia sẻ lại; Cơ quan Nhà nước quản lý ngành, lĩnh vực tại địa phương được chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành theo phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý của cơ quan Nhà nước đó; Cơ sở dữ liệu dùng chung của cấp nào thì các đơn vị thuộc, trực thuộc cấp đó được chia sẻ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

Ngoài trường hợp quy định trên, dữ liệu sử dụng chung, dữ liệu mở trong cơ quan Nhà nước mặc định phải được chia sẻ cho các cơ quan Nhà nước để phục vụ các hoạt động quản lý Nhà nước theo thẩm quyền khi có đề nghị. Trường hợp từ chối chia sẻ dữ liệu phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do và chỉ rõ căn cứ pháp luật hạn chế chia sẻ dữ liệu. Trong trường hợp có vướng mắc thì thực hiện theo quy trình xử lý vướng mắc về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan Nhà nước.

Việc ưu tiên áp dụng mô hình kết nối theo quy định tại khoản 4 Điều 42 Luật Giao dịch điện tử được thực hiện như sau: Kết nối, chia sẻ qua các hệ thống trung gian; Kết nối trực tiếp giữa các hệ thống thông tin khi các hệ thống trung gian chưa sẵn sàng hoặc cơ quan chủ quản hệ thống trung gian xác định hệ thống trung gian không đáp ứng được yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu.

Nghị định 194/2025/NĐ-CP nêu rõ: Việc xác định hệ thống trung gian chưa sẵn sàng hoặc không đáp ứng được yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu phải được thể hiện bằng văn bản của cơ quan quản lý hệ thống trung gian khi có đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Một trong những điểm mới của Nghị định 194/2025/NĐ-CP là quy định rõ hơn về hệ thống trung gian trong kết nối phục vụ chia sẻ dữ liệu.

Theo đó, hệ thống trung gian bao gồm: Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia. Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu của Trung tâm dữ liệu quốc gia và các hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh được phân cấp, kết nối theo Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số tạo thành mạng lưới trung gian phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, được quy định như sau:

Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia; giữa các hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh; giữa các hệ thống thông tin, nền tảng quan trọng trong phát triển chính phủ điện tử, chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu của Trung tâm dữ liệu quốc gia phục vụ kết nối, tích hợp, chia sẻ và điều phối dữ liệu giữa Trung tâm dữ liệu quốc gia với các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong cùng cơ quan cấp bộ, cấp tỉnh hoặc trong cùng trung tâm dữ liệu của cơ quan Nhà nước.

Hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu cấp bộ, cấp tỉnh kết nối với Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia để kết nối ra bên ngoài.

Nghị định nêu rõ: Kinh phí thiết lập dịch vụ, thực hiện chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Nhà nước qua hệ thống trung gian, kinh phí vận hành hệ thống trung gian bảo đảm từ nguồn ngân sách Nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác; kinh phí phát sinh phục vụ thiết lập dịch vụ, thực hiện, quản lý kết nối với các tổ chức, cá nhân không thuộc cơ quan Nhà nước do các tổ chức, cá nhân đó chi trả.

Về nhân lực phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu, theo Nghị định, chủ quản cơ sở dữ liệu và cơ quan khai thác dữ liệu được thuê chuyên gia từ nguồn ngân sách Nhà nước hằng năm theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động thiết lập kết nối, xử lý, chuyển đổi, tích hợp dữ liệu và các hoạt động khác liên quan đến kết nối, chia sẻ dữ liệu trong trường hợp nguồn nhân lực tại chỗ không đáp ứng được.

Kinh phí, nhân lực, việc thuê chuyên gia và mức chi trả thuê chuyên gia thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan Nhà nước, giao dịch điện tử của cơ quan Nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan.

Về chi phí khai thác dữ liệu, Nghị định nêu rõ: Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Nhà nước là không thu phí. Tổ chức, cá nhân được cơ quan Nhà nước cho phép khai thác dữ liệu có trách nhiệm chi trả các khoản phí liên quan đến khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật về phí; chi phí kết nối, chi phí thực tế để phục vụ mục đích in, sao, chụp, gửi thông tin bằng phương tiện điện tử.

Chi phí thực tế để phục vụ mục đích in, sao, chụp, gửi thông tin bằng phương tiện điện tử bao gồm các khoản chi cho hoạt động xử lý, sao chép, chuyển đổi, truyền đưa dữ liệu qua kết nối và chia sẻ dữ liệu trên hệ thống trung gian cho tổ chức, cá nhân, được thực hiện theo quy định về chi phí tiếp cận thông tin.