Thông tin từ Sở Nội vụ, trước thời điểm dừng hoạt động, 10 huyện, thị, thành phố đã bó gói, niêm phong tổng gần 12.000m tài liệu; 129 xã, phường, thị trấn thống kê gần 6.000m tài liệu; các cơ quan khu vực bàn giao hơn 5.000m tài liệu. Số lượng rất lớn, phương án được thực hiện là tài liệu các xã cũ bàn giao cho xã mới sau sáp nhập có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ. Tài liệu cấp huyện và các cơ quan, đơn vị do Sở Nội vụ tiếp nhận. Tuy nhiên đến hiện tại tỉnh chưa có kho lưu trữ có thể tập kết bảo quản tài liệu của cả 10 huyện, thị, thành phố.
Bà Hà Thị Thanh Thủy, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ) thông tin: “Đến nay, Trung tâm mới chỉ tiếp nhận tổng số 1.163 hộp tương đương với 145m tài liệu lưu trữ vĩnh viễn từ các huyện cũ: Mường Nhé, Mường Chà, Tủa Chùa, Điện Biên Đông. Số còn lại, trước mắt tài liệu lưu trữ của cấp huyện được bố trí tập trung tại 1 địa điểm do huyện sắp xếp, đảm bảo yêu cầu cơ bản về bảo quản, bảo vệ và phòng chống cháy nổ, mưa, gió… Mỗi huyện đã bố trí 5 - 6 phòng tại trụ sở để chứa tài liệu. Đến nay đều đã bàn giao cho xã mới (tiếp quản trụ sở cũ của UBND cấp huyện) quản lý khối tài liệu trên”.
Lưu trữ tài liệu không đơn giản là “cất kho” mà được thực hiện một cách bài bản, do Trung tâm Lưu trữ lịch sử (Sở Nội vụ) phối hợp chặt chẽ với các phòng nội vụ và cơ quan chuyên môn cấp huyện (cũ) rà soát, đánh giá hiện trạng, đảm bảo công tác tiếp nhận chính xác, đầy đủ và đúng quy định.
Việc tiếp nhận được thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tài liệu được bàn giao nguyên vẹn, có biên bản, hồ sơ kiểm kê, danh mục rõ ràng. Đặc biệt, ưu tiên tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu hình thành trong giai đoạn đầu của quá trình xây dựng và phát triển địa phương cấp huyện - đây là những nguồn sử liệu quý báu, có ý nghĩa lớn về mặt lịch sử, chính trị và xã hội.
Để làm được điều đó, những ngày cuối tháng 6 (ngày 24 - 28/6), Sở Nội vụ cùng chạy đua thành lập 3 đoàn công tác thực hiện kiểm tra công tác thống kê, xác nhận khối lượng và giám sát niêm phong, bàn giao tài liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã, thành phố.
Trực tiếp đi cơ sở kiểm tra và ký niêm phong tài liệu, bà Hà Thị Thanh Thủy cho biết: “Toàn bộ hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm và hồ sơ, tài liệu các công việc đã hoàn thành nhưng chưa được chỉnh lý của HĐND - UBND huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện đã thực hiện bó gói, cho vào bao tải, hòm tôn, bên ngoài có ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của tài liệu bên trong bao. Hiện tại được bảo quản tạm thời tại các xã trung tâm của huyện cũ”.
Cụ thể khối lượng tài liệu cấp huyện nêu trên là 12.106m, bao gồm: Tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm 8.395 hộp tương đương với 1.049m; tài liệu chưa chỉnh lý 11.057 bao tương đương với 11.153m. Sau khi tiếp nhận, UBND xã mới có trách nhiệm cử lực lượng bảo vệ quản lý an toàn khối tài liệu trên cho đến khi có quyết định bàn giao lại cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo kế hoạch của UBND tỉnh.
