Năm học 2026 - 2027, Trường Phổ thông dân tộc bán trú (PTDTBT) Tiểu học và THCS Nà Bủng, xã Nà Bủng có 917 học sinh với 27 lớp. Để chuẩn hóa dữ liệu học sinh, nhà trường thành lập ban chỉ đạo chuyển đổi số, phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, giáo viên, nhân viên; tổ chức rà soát hồ sơ, đối chiếu thông tin trên giấy khai sinh, dữ liệu do phụ huynh cung cấp và các hệ thống quản lý giáo dục. Quá trình thực hiện còn gặp khó khăn do địa bàn rộng, giao thông đi lại không thuận lợi, đường truyền internet tại một số khu vực chưa ổn định; một số phụ huynh thường xuyên đi làm xa, hạn chế trong tiếp cận công nghệ, gây khó khăn cho việc xác minh, bổ sung thông tin. Nhưng với sự chủ động của đội ngũ giáo viên và phối hợp của phụ huynh, các cơ quan liên quan, đến nay, nhà trường đã hoàn thành chuẩn hóa 100% hồ sơ học sinh.
Thầy giáo Phạm Quốc Hoàn, Hiệu trưởng Trường PTDTBT Tiểu học và THCS Nà Bủng cho biết: Để bảo đảm thông tin chính xác, nhà trường tăng cường phối hợp với Phòng Văn hóa - Xã hội, công chức tư pháp, Công an xã và phụ huynh trong xác minh dữ liệu định danh, cư trú. Với những trường hợp thiếu hoặc sai lệch thông tin, giáo viên lập danh sách, phối hợp các đơn vị liên quan kiểm tra, bổ sung trên cơ sở có căn cứ xác thực. Nhà trường tăng cường hướng dẫn giáo viên, nhân viên sử dụng các phần mềm quản lý; thực hiện kiểm tra chéo, hạn chế trùng lặp, sai sót và bảo đảm dữ liệu được cập nhật đúng quy trình. Xây dựng quy chế cập nhật định kỳ, quy định rõ trách nhiệm cập nhật thông tin khi có thay đổi, đảm bảo dữ liệu luôn mới, đồng bộ giữa các bộ phận và kết nối với hệ thống cấp trên.
Tại Trường PTDTBT Tiểu học Mường Tùng, xã Mường Tùng, công tác chuẩn hóa dữ liệu được triển khai từ năm học 2022 - 2023 theo định hướng của Đề án 06 và Bộ Giáo dục và Đào tạo. Năm học 2026 - 2027, trường có 49 lớp, 1.193 học sinh, với một trường chính, hai phân hiệu và 8 điểm trường lẻ. Đến nay, nhà trường đã hoàn thành chuẩn hóa 1.193/1.193 hồ sơ học sinh.
Thầy giáo Nguyễn Đức Duy, Hiệu trưởng Trường PTDTBT Tiểu học Mường Tùng cho biết: Nhà trường giao giáo viên chủ nhiệm rà soát thông tin từng học sinh, thu thập và đối soát thông tin sau đó cập nhật lên phần mềm cơ sở dữ liệu ngành. Các thông tin về mã định danh cá nhân, ngày tháng năm sinh, cha mẹ, nơi cư trú và diện chính sách được kiểm tra nhằm bảo đảm tính chính xác, thống nhất của từng hồ sơ. Với đặc thù có nhiều điểm trường lẻ, việc rà soát phải được thực hiện đến từng lớp, từng học sinh. Một số gia đình đi làm xa, thông tin trên giấy tờ cũ chưa khớp với dữ liệu dân cư, giáo viên phải chủ động liên hệ phụ huynh, phối hợp công an xã, trưởng bản để xác minh, bổ sung thông tin hoặc đến tận nhà để hoàn thiện hồ sơ.
Với giáo viên trực tiếp đứng lớp, việc chuẩn hóa dữ liệu đã tạo điều kiện để giáo viên tập trung hơn cho hoạt động chuyên môn. Thầy giáo Bùi Văn Hiến, Trường PTDTBT Tiểu học Mường Tùng chia sẻ: Dữ liệu học sinh được chuẩn hóa giúp công việc quản lý lớp học thuận lợi hơn, nhất là trong theo dõi sĩ số, chuyên cần và kết quả học tập của từng em. Thông tin được cập nhật thống nhất giúp giáo viên giảm thời gian nhập liệu, tổng hợp báo cáo, dành thêm thời gian cho công tác chuyên môn. Thông qua việc theo dõi kết quả học tập và quá trình tiến bộ của học sinh, giáo viên kịp thời phát hiện những em còn hạn chế để có biện pháp hỗ trợ phù hợp.
Chuẩn hóa dữ liệu học sinh trên môi trường số là bước khởi đầu. Để dữ liệu thực sự phát huy giá trị, các nhà trường cần duy trì việc rà soát định kỳ, kịp thời cập nhật khi thông tin thay đổi, tăng cường bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ, giáo viên và phối hợp chặt chẽ với phụ huynh, chính quyền địa phương. Cùng với đó, việc quản lý tài khoản truy cập, phân quyền sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin phải được chú trọng, tránh tình trạng dữ liệu thiếu chính xác hoặc bị khai thác không đúng mục đích. Khi dữ liệu được duy trì chính xác, đầy đủ và thống nhất, công tác quản lý giáo dục sẽ thuận lợi hơn, giảm áp lực hồ sơ hành chính, tạo điều kiện để giáo viên theo sát quá trình học tập của học sinh, từng bước nâng cao chất lượng dạy và học, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giáo dục.