Việc trao tặng diễn ra tại chuỗi hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư – lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức từ ngày 18-26/9.

Phát biểu tại sự kiện miền bắc ngày 18/9, ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhấn mạnh: “Ngành văn thư – lưu trữ vốn gắn liền với tài liệu và hiện vật, trong bối cảnh toàn Đảng và Chính phủ đẩy mạnh triển khai Nghị quyết 57-NQ/TW, việc chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ là bắt buộc, không có con đường nào khác.

Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức lớn chưa từng có, đòi hỏi toàn ngành phải hành động nhanh hơn, quyết liệt hơn, phối hợp với các đơn vị công nghệ đưa toàn bộ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số, xây dựng nền tảng dữ liệu dùng chung hiện đại, phục vụ sự phát triển của đất nước.

Ngành lưu trữ Việt Nam đang bước vào giai đoạn II của chuyển đổi số với nhiệm vụ trước mắt hoàn thành số hóa 30% tài liệu đã xử lý để làm nền tảng đạt 100% trước ngày 31/12/2026”.

Trước các vấn đề được trao đổi, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khẳng định sẽ đồng hành cùng các địa phương về văn bản hướng dẫn, quy trình, phương pháp triển khai và giải pháp công nghệ cụ thể để giải quyết toàn diện vấn đề.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số để tỉnh, thành triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng CNTT địa phương. Đây là hệ thống lưu trữ quốc gia toàn diện được FPT đồng hành xây dựng, sử dụng công nghệ lõi hiện đại nhằm bảo đảm khả năng lưu trữ lâu dài, an toàn và dễ mở rộng. Nền tảng này giúp quản lý trọn vẹn vòng đời hồ sơ, đồng thời tạo chuẩn kết nối dữ liệu giữa trung ương và địa phương.

Thấu hiểu các khó khăn trong bài toán số hóa, FPT trực tiếp trao tặng phần mềm số hóa tài liệu FPT iSOMA cho các cơ quan lưu trữ địa phương. Giải pháp đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đánh giá, kiểm tra và xác nhận phù hợp với các yêu cầu, tiêu chuẩn số hóa, lưu trữ.

FPT iSOMA là giải pháp công nghệ giúp chuyển tài liệu giấy sang dạng tài liệu số phù hợp cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV. Cụ thể, phần mềm hỗ trợ quét các văn bản giấy (như hồ sơ hành chính, tài liệu lưu trữ), làm sạch hình ảnh, nhận dạng ký tự (OCR), kiểm duyệt nội dung và đóng gói thành dữ liệu số hóa hoàn chỉnh.

Sau khi xử lý, tài liệu số này được đưa trực tiếp vào Nền tảng Lưu trữ số quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và bảo đảm tính bảo mật trong lưu trữ.

Việc áp dụng FPT iSOMA không chỉ giúp các cơ quan lưu trữ địa phương dễ dàng số hóa hàng trăm nghìn trang tài liệu mà còn bảo đảm tài liệu được chuẩn hóa, dễ tìm kiếm, dễ sử dụng và sẵn sàng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong việc hiện thực hóa các mục tiêu chuyển đổi số theo định hướng của Chính phủ tại các nghị quyết 57-NQ/TW, 71/NQ-CP và 214/NQ-CP.

Phần mềm số hóa tài liệu iSOMA hiện đã được triển khai thực tế tại nhiều tỉnh, thành và từng bước chứng minh hiệu quả trong các dự án số hóa lớn như lưu trữ mộc bản Hán Nôm hay hồ sơ hành chính. Đại diện các địa phương đánh giá phần mềm này giúp giảm tải đáng kể công việc thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý và tăng tính minh bạch trong công tác lưu trữ.

FPT đã đồng hành cùng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ xây dựng khung pháp lý đến kiến tạo nền tảng công nghệ và triển khai thực tiễn. Trong giai đoạn pháp lý, FPT đã tham gia đóng góp ý kiến, cung cấp luận cứ kỹ thuật trong quá trình hình thành Luật Lưu trữ điện tử 2024.

Trong thời gian tới, FPT sẽ tiếp tục phối hợp cùng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mở rộng triển khai, nâng cao năng lực số hóa, chuẩn hóa dữ liệu và khai thác giá trị tài liệu, góp phần xây dựng Chính phủ số, xã hội số và nền kinh tế số tại Việt Nam.