Trước đây, hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh chủ yếu được thực hiện theo phương thức quản lý hồ sơ giấy. Thông tin về tài sản, giao dịch, ngăn chặn giao dịch hay cảnh báo rủi ro còn phân tán ở nhiều cơ quan khác nhau; việc tra cứu, thống kê phụ thuộc nhiều vào yếu tố thủ công. Điều này khiến quá trình xác minh mất nhiều thời gian, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp và các hành vi lừa đảo.

Từ thực tiễn đó, tỉnh đã xây dựng và đưa vào vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và thông tin ngăn chặn, tạo lập kho dữ liệu dùng chung phục vụ công tác quản lý Nhà nước. Hệ thống tập hợp nhiều nguồn thông tin quan trọng, bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng pháp lý của tài sản, các giao dịch đã được công chứng, chứng thực; thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn... Toàn bộ quy trình xử lý, theo dõi và giải quyết công việc được thống nhất trên môi trường số, giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực.

Số lượng tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đang sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và thông tin ngăn chặn là 3 tổ chức hành nghề công chứng viên, với 5 công chứng viên và 10 nhân viên nghiệp vụ. Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu cấp quyền khai thác, sử dụng cho công chức, viên chức một số phòng chuyên môn thuộc Sở Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, phường. Tổng số giao dịch công chứng đã được cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và thông tin ngăn chặn là 10.976 giao dịch.

Bên cạnh đó, đã hình thành cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa Sở Tư pháp với các cơ quan liên quan và các tổ chức hành nghề công chứng. Thông qua việc trao đổi thông tin thường xuyên, các trường hợp kê biên tài sản, tranh chấp, thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giả mạo giấy tờ hoặc các giao dịch có dấu hiệu rủi ro đều được cập nhật kịp thời vào cơ sở dữ liệu. Đây là giải pháp hiệu quả nhằm ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, hạn chế nguy cơ một tài sản được mua bán, chuyển nhượng nhiều lần, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân và doanh nghiệp.

Cơ sở dữ liệu công chứng cũng góp phần quan trọng thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số của tỉnh. Việc số hóa quy trình nghiệp vụ đã giảm đáng kể thời gian tra cứu, thống kê và báo cáo. Thay vì thực hiện thủ công như trước đây, các cơ quan có thể khai thác dữ liệu trực tuyến nhanh chóng, chính xác và đồng bộ. Hiện nay, 100% các xã, phường và tổ chức hành nghề công chứng đã ứng dụng phần mềm để cập nhật và khai thác dữ liệu công chứng, chứng thực.

Theo ông Trần Thanh Hưng, Giám đốc Sở Tư pháp, việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý giao dịch công chứng, chứng thực và thông tin ngăn chặn, giúp cung cấp các thông tin liên quan của hoạt động công chứng, chứng thực, thống kê về hợp đồng, giao dịch bất động sản, quá trình diễn biến, nhu cầu giao dịch bất động sản. Từ đó giúp các cơ quan quản lý Nhà nước hoạch định các chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề ra biện pháp đảm bảo hoạt động công chứng, chứng thực phát triển lành mạnh, bền vững, an toàn, đúng định hướng, góp phần thực hiện chuyển đổi số.

Để đáp ứng yêu cầu mới của pháp luật và quá trình chuyển đổi số quốc gia, ngày 8/6/2026, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 38/2026/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Quy định mới có hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Từ đó mở rộng phạm vi quản lý, đồng thời quy định chặt chẽ hơn về nguyên tắc cập nhật, khai thác và bảo mật dữ liệu. Theo đó, việc cập nhật thông tin phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời và an toàn thông tin; mọi thao tác nhập, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu đều được ghi nhận tự động trên hệ thống nhằm tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát.

Các đơn vị được giao trách nhiệm quản lý, bảo mật và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu do mình cập nhật. Quy chế mới cũng quy định rõ thời hạn cập nhật thông tin. Đối với các giao dịch đã được công chứng, chứng thực, các đơn vị phải nhập dữ liệu lên hệ thống trong vòng 24 giờ kể từ khi hoàn thành giao dịch (trừ ngày nghỉ); đối với các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải được xử lý ngay sau khi có văn bản hợp lệ từ cơ quan có thẩm quyền. Đặc biệt, quy chế đã mở rộng trách nhiệm phối hợp của nhiều cơ quan như tòa án, viện kiểm sát, công an, cơ quan thi hành án dân sự, ngành nông nghiệp và môi trường, chính quyền cấp xã nhằm hình thành cơ chế chia sẻ dữ liệu xuyên suốt.

Từ một lĩnh vực quản lý chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, công tác công chứng, chứng thực ở Điện Biên đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ sang môi trường số. Việc xây dựng, khai thác và sử dụng hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực không chỉ nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước mà còn góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, hạn chế tranh chấp và tạo nền tảng vững chắc cho mục tiêu xây dựng chính quyền số, xã hội số trên địa bàn tỉnh.