Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, trong một lượt khám bệnh, chữa bệnh đối với mỗi người bệnh, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập 2 bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh; 1 bản để lưu cùng với hồ sơ khám bệnh, chữa bệnh của người bệnh đó và 1 bảng kê để cung cấp cho người bệnh.

Trường hợp cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đã triển khai bệnh án điện tử thì thực hiện lập bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh bản điện tử để lưu trữ cùng hồ sơ bệnh án điện tử của người bệnh và cung cấp bảng kê cho người bệnh qua phương tiện, thiết bị điện tử, không phải lập bảng kê giấy.

Bảng kê điện tử có ký số đầy đủ theo quy định thì có giá trị tương đương bản giấy. Trường hợp bảng kê giấy có chữ ký trực tiếp (ký tay) của người bệnh được cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chuyển thành file điện tử (scan) và có ký số xác thực của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thì có giá trị như bản điện tử để lưu trữ cùng bệnh án điện tử của người bệnh, thay thế cho bản giấy.

Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh chỉ kê những mục có phát sinh chi phí và giữ nguyên số thứ tự mã mục quy định trong mẫu bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh.

Kèm theo Quyết định ban hành mẫu, Bộ Y tế cũng ban hành phụ lục hướng dẫn kỹ thuật ghi bảng kê; trong đó, hướng dẫn chi tiết cách ghi Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh đối với người tham gia bảo hiểm y tế.

Theo đó, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh sử dụng thông tin hành chính tra cứu được trên Cổng tiếp nhận dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (gọi tắt là Cổng bảo hiểm xã hội) hoặc thông tin trên thẻ bảo hiểm y tế bản giấy (áp dụng đối với đối tượng QN, CA, CY mà khi tra cứu Cổng bảo hiểm xã hội không có thông tin) tại thời điểm tiếp đón người bệnh đến khám bệnh, chữa bệnh để lấy thông tin hành chính khi lập bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh. Trường hợp trong quá trình điều trị, người bệnh cung cấp thông tin thẻ bảo hiểm y tế có sự thay đổi thông tin hành chính và đã được cơ quan Bảo hiểm xã hội cập nhật thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện cập nhật lại theo thông tin mới.

Với mã thẻ bảo hiểm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện tra cứu thông tin trên Cổng bảo hiểm xã hội để lấy thông tin mã thẻ bảo hiểm y tế tra cứu được tại thời điểm tiếp đón người bệnh.

Trường hợp tra cứu mà có thông tin từ 2 mã thẻ bảo hiểm y tế trở lên thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh sử dụng mã thẻ có thời hạn sử dụng của thẻ phù hợp với thời điểm mà người bệnh đến khám bệnh, chữa bệnh nhằm bảo đảm quyền lợi cho người tham gia bảo hiểm y tế…

Bộ Y tế cũng yêu cầu các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm để thực hiện lập, cung cấp bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh theo hướng dẫn tại Quyết định này chậm nhất kể từ ngày 1/7/2026.